Genom att förenkla och förbättra IT-verksamheten hos
företag har UNI2 framgångsrikt lyckat sig göra ett namn
ute på marknaden. IT-outsourcing företaget, som första gången
såg dagens ljus 1997 i Danmark och är dotterbolag till Tele2
fungerar idag som stöd för IT-verksamheten inom Kinnevikkoncernen.
Idag finns företaget representerat i stora delar av Europa
och fortsätter att vinna allt mer utrymme inom sitt marknadssegment.
För affärsområdet Output Management, som huvudsakligen arbetar
med hantering av fakturor och affärsdokument, har omsättningen
ökat kraftigt de senaste månaderna. Kunderna tilltalas av
de nedpressade priserna i kombination med den avancerade
men ändå lättillgängliga funktionalitet som erbjuds. Nyligen
utnämndes UNI2 till CTD (Certifierad Teknisk Distributör)
och är idag en av endast ett fåtal e-faktureringsutställare
på den svenska marknaden. För att kunna hantera det tilltagande
meddelandeflödet har företaget valt att använda integrationsplattformen
xTrade Business Hub. I dagsläget medverkar xTrade i databearbetningen
inom så gott som samtliga av UNI2s verksamhetsområden.
Erbjuder kunderna en enklare vardag
Redan från allra första början präglades UNI2s verksamhet
av höga ideal, man ville inta platsen som Skandinaviens
mest innovativa leverantör av IT-outsourcing genom att göra
vardagen enklare för människor som använder IT på sin arbetsplats.
Med tjänsterna e-fakturering, e-arkivering och preprocessning
tar UNI2 nu ett helhetsgrepp om företags kommunikationsprocesser.
Tjänsterna som är särskilt passande för större företag med
omfattande meddelandeutbyte, förbättrar meddelandeeffektiviteten
betydligt. Håkan Klingensjö IT-chef på UNI2 berättar, "Nu
slipper företag lägga ner både tid och energi på att hitta
nya vägar för att förbättra sina IT-processer, utan allt
sköts om av UNI2. Vi jobbar med datahantering oavsett vilket
distributionssätt kunden vill ha. När man skickar ut en
faktura, kan den antingen printas, skickas med posten, eller
som e-faktura. Vissa företag väljer att skicka ett SMS eller
en e-post bekräftelse till sina kunder om att fakturan är
har gått iväg. Vi vill stödja alla dessa distributionssätt
till kunden och till lägsta möjliga kostnad. Det är det
som är hela vår affärsidé".
Certifierad CTD
Behovet av en meddelandeplattform blev uppenbart för UNI2
i samband med sin pågående certifiering till CTD. Som nyligen
utnämnd distributör av e-faktura tog man sig nu an ett tjänsteområde
med väldigt speciella förordningar, speciellt säkerhetsmässiga
sådana. Eftersom UNI2s verksamhet omfattade många olika
kommunikationsformer och parter, var det extra viktigt att
den framtida plattformen kunde utväxla data mellan olika
typer av informationssystem på ett enkelt och smidigt sätt
oavsett protokoll och dataformat. Lösningen skulle dessutom
fungera som portal för in- och utgående meddelanden och
tillhandahålla avancerad EDI-funktionalitet för företagets
övriga verksamhetsområden. För att möta alla dessa behov
behövde UNI2 en plattform med bästa möjliga meddelandehantering.
Efter ett lyckat Proof of Concept hittade man till slut
sin lösning, xTrade Business Hub visade exakt upp den funktionalitet
och säkerhet man behövde, Håkan Klingensjö berättar, "xTrade
medför en automatisering och säker överföring vilket är
det absolut viktigaste. Eftersom det är en stabil plattform
får kunderna följdaktigen en säkrare tjänst som dessutom
är lätt att övervaka". Faktumet att så många som tre utav
Sveriges sex e-faktura utställare använder xTrade som meddelandeplattform
gjorde dessutom beslutet enklare.
E-fakturering - en förlängning av tidigare tjänster
Det nya tillskottet e-fakturering, som egentligen kan ses
som en fortsättning på UNI2s tidigare tjänster, gör det
möjligt för UNI2 att skicka e-faktura till privatkunder.
Kundnyttan är uppenbar, istället för att skicka ut en pappersfaktura
skickar man ut en e-faktura vilket medför både kostnadsbesparingar
och smidigare flöde. Företagen behöver inte utveckla tekniska
lösningar mot respektive internbank, istället fungerar UNI2
som ett nav för alla elektroniska transaktioner som utförs.
För att bli accepterad och upplagd som e-faktura utskickare
räcker det numera att CTD och bank aktiverar företaget i
fråga samt genomför kontroller för att garantera att fakturorna
är korrekta.
Faktureringen är för närvarande det verksamhetsområde som
kräver mest tid och utrymme hos UNI2. Som dotterbolag till
UNI2 hanterar man idag en stor del av Tele2s faktureringar
och planerar att successivt att plocka över ännu mer trafik,
"Vi behandlar ungefär 20 miljoner fakturor per månad och
planerar att lägga in väldigt mycket volym till xTrade.
Tanken är att vi så småningom ska hantera hela Tele2s produktion
för Europa. I dagsläget har Tele2 cirka 30 miljoner kunder
och skickar ut omkring 100 miljoner fakturor per år. Det
är otroligt stora volymer det rör sig om", påpekar Håkan
Klingensjö.
E-arkivering - elektronisk åtkomst till affärsinformation
Inom EDI-området erbjuder UNI2 även tjänster för elektronisk
arkivering och åtkomst av affärsdokument. Ännu idag använder
många företag sig fortfarande av pappersdokument som skickas
via posten. Detta tillvägagångssätt har ofta visar sig bli
mer kostsamt och riskfyllt i längden eftersom affärsdokument
faktiskt kan försvinna; papper placeras i pärmar som man
flera år senare inte kan lokalisera på grund av dålig organisering.
Med tjänsten eArkiv kan företag med lätthet komma tillrätta
med denna oordning och får möjlighet att höja ribban betydligt
i form av ökad säkerhet, snabbhet och kostnadseffektivitet.
Tjänsten passar alla slags företag som på ett smidigt sätt
vill ha elektronisk åtkomst till sin affärsinformation men
slippa lagra den fysiskt. "Det som är bra med vårt e-arkiv
är hur snabbt man kan hitta ett dokument som man har lagrat.
Vår nya meddelandeplattform, xTrade, tillåter arkivering
av alla typer av elektroniska filer vilket förhöjer kundnyttan.
Kunden går in, söker efter sitt dokument med nyckelord och
hittar dokumentet omgående. Är man van att jobba med pappersarkiv
och gå in och leta i pärmar så är det som natt och dag",
konstaterar Håkan Klingensjö.
Preprocessning - Optimering av affärsinformation
Under preprocessningen bearbetas affärsdokumenten i UNI2s
intelligenta serverlösning. Rådata (affärsdokument, fakturor,
offerter, etc.) hämtas in från kunden för att sedan bearbetas
och skickas vidare på ett säkert sätt till printshoparna.
"All intelligens finns i preprocessningen, vi förutser vad
som ska hända i de kommande stegen och kan på så sätt minimera
de kostnader som dyker upp", förklarar Håkan Klingensjö.
Ännu idag väljer faktiskt många företag att själva ta hand
om fakturautskicken till sina utskriftsställen, något som
faktiskt kan innebära komplikationer längre fram om man
sedan väljer att byta printshop. Genom att själva stå för
hanteringen går företagen även miste om den optimering som
tillhandahålls via preprocessningen och som gör det möjligt
att hålla låga priser, "På UNI2 har vi ingen printtjänst
inhouse utan vi handlar upp alla våra printshop tjänster,
då utnyttjar vi även de stora volymer vi har via Tele2.
Detta ger oss oerhört bra priser och avtal med printshoparna,
vilket vi givetvis ser till kommer våra kunder till godo.
Vi låter de göra vad de är bäst på, dvs. skriva ut dokument,
ingenting annat", berättar Håkan Klingensjö.
Även om UNI2s förmånliga avtal ger lägsta möjliga pris hos
printshoparna, behöver inte nödvändigtvis företaget i fråga
använda den printshop som föreslås, utan har själv möjlighet
att styra om de preprocessade dokumenten till önskvärd printshop.
Den tekniska lösningen
För att kunna hantera dessa tre verksamhetsområden på bästa
möjliga sätt har UNI2 har valt att använda en xTrade Business
Hub lösning med frontend och backend. Lösningen är idealisk
just för större företag där merparten av kommunikationen
förväntas gå i egen regi. Eftersom xTrade är skalbar i flera
dimensioner har UNI2 möjlighet att enkelt bygga på sin verksamhet
allt eftersom meddelandetrafiken utökas.
I denna särskilda xTrade lösning går all kommunikationen
utifrån via en frontend som ligger exponerad ut mot Internet.
Meddelandesäkerheten tryggas genom en säker tunnel som leder
in till två backends där all viktig information finns tillgänglig.
Upplägget ger UNI2 den höga säkerhetsnivå som krävs för
denna typ av verksamhet och minskar avsevärt risken för
eventuella angrepp. Via xTrades starka loggningsfunktionalitet
och händelsestyrning kan dessutom alla sända filer med lätthet
följas i överföringen och om något mot all förmodan skulle
inträffa på vägen har UNI2 alltid möjligheten att kontrollera
händelseförloppet. För att komma till rätta med meddelandekonverteringen
valde UNI2 att ta in programvaran Symphonia Message Mapper.
Med Message Mapper kan UNI2 snabbt och enkelt mappa, översätta
och transportera mellan nya och existerande system. Programvaran
är designad och utvecklad för att tillhandahålla bästa möjliga
användarvänlighet och fungerar som en verktygslåda där man
själv lägger upp direktiven.
Framtidsutsikterna
Fördelarna med att gå från pappersbunden information till
elektronisk information har visat sig vara många, förutom
de givna kostnadsbesparingarna kan kunderna även dra nytta
av de administrativa fördelarna och få en bättre ordning
på sina dokument. UNI2 stora framgångar visar på att det
finns ett betydande behov hos företag att ständigt effektivisera
sin verksamhet.
